De mest uppseendeväckande misstagen är väl när man borrar eller gräver av en viktig ledning som man inte visste var den låg, eller när man förorsakar olyckor eller incidenter för att man av okunskap och bristande information tar bort bärande konstruktioner i samband med ombyggnad. Att säkerställa kritisk information av detta slag är givetvis nödvändigt, och i dag görs det nog i de flesta fall, även om vi fortfarande måste hantera äldre byggnader och anläggningar där vi inte kan hitta någon dokumentation alls om befintliga förhållanden.
Men det finns också ett antal mer "vardagliga" informationsbehov, även dessa kan och bör tillfredställas med en systematisk bim-användning, från tidigt planeringsskede över byggskedet till förvaltningen. Det kan till exempel handla om:
- Hur sammanställer vi rätt ytor för upphandling av en städentreprenad?
- Hur hittar vi skötselråd och städinstruktioner för ytskikten, golv, väggar etcetera?
- Hur vet vi vilken färg som ska användas när vi ska måla om en yta som skadats vid något tillfälle - eller måste vi måla om hela rummet för att vi inte hittar rätt material och/eller kulör?
- Hur säkerställer vi att vi kan byta ut alla filter av ett visst slag på ett systematiskt och planerat sätt, i stället för att byta ett och ett när problem dyker upp?
- Hur kan vi följa energiförbrukning i våra byggnader och följa upp vad olika åtgärder ger för resultat?
- Hur får vi systematiskt modellerna uppdaterade i samband med smärre ombyggnader och omflyttningar?
- Hur säkerställer man att viktig information om byggnadens funktion förs vidare under dess livstid? En klassisk fråga kan vara att en hyresgäst klagar på dålig luft i sitt konferensrum, men vet inte att det från början varit tänkt som förråd utan ventilation, men den informationen har man missat i samband med en ombyggnad.
- Dokumentation av hyresgästers omflyttningar - vem sitter var i ett kontor och hur dokumenterar vi snabbt förändringar?
- Dokumentation av utrustningar - var finns truckarna i en lageranläggning, när ska de servas, etcetera?
Oavsett om man sköter förvaltningen i egen regi eller anlitar externa företag för hela eller delar av arbetet behöver man ordning och reda på informationen. Idag lägger många större fastighetsägare mycket tid och pengar på att digitalisera gamla ritningar och gå över till digitala arkiv. Detta är givetvis viktigt och på sikt lönsamt, det är dock inte lätt att dra gränserna - hur mycket information ska sparas och i vilka former?
För nybyggda projekt borde det vara en självklarhet att man har förvaltningsaspekterna med sig redan i projekteringen och bygger upp sina modeller på ett sådant sätt att de kan användas och uppdateras under byggnadens/anläggningens livslängd. Men för att detta ska bli utfört krävs att man tänker efter före – och ställer krav på projektörer och byggare att lämna över information i rätt format och med rätt struktur. Att lära sig de standarder som finns – och tillämpa dessa – är en bra start.
Inom Openbim-programmet startar nu en arbetsgrupp för förvaltningsfrågor. Målsättningen är att vi genom denna ska få ökat fokus på de långsiktiga frågorna och få fram goda exempel på hur man på bästa sätt tar med sig förvaltningsaspekterna redan tidigt i planeringen.